Autor: Tobi

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RPA – Virtueller Austausch mit der Stadt Hamburg

Gestern hat im Innovation-Lab ein virtueller Austausch mit der Stadt Hamburg bzw. der Senatsverwaltung stattgefunden, welcher auch für andere Interessierte in den KJC/Kommunen offen war. In Hamburg wird verstärkt RPA (Robotic Process Automation) eingesetzt, um die Prozesse zu beschleunigen und die Beschäftigten von Routinearbeiten zu entlasten. Die Einführung und Begleitung der RPA für die Abteilungen ist zentral beim Amt für IT und Digitalisierung in der Senatskanzlei in der Leitstelle Automatisierung mit einem Team von momentan drei Personen.

Bild von servicenow.com/content/dam/servicenow-assets/public/en-us/images/company-library/what-is-pages/what-is-robotic-process-automation.jpg, abgerufen am 14.09.2022

Was ist RPA?

Eine Einführung zu Robotic Process Automation (RPA)

Automatisierung hat es Unternehmen in verschiedensten Branchen ermöglicht, mit weniger mehr zu erreichen, also die Kosten zu reduzieren, während Genauigkeit und Ergebnisse gesteigert wurden. Doch die traditionelle Automatisierung basiert in der Regel auf Programmierung und verwendet Anwendungen mit viel Code, um die Integration in relevante Systeme zu handhaben. RPA ist da anders: Hier werden Aufgaben auf Ebene der Benutzeroberfläche ausgeführt. Und da RPA‑Bots Benutzeraktionen kopieren und daraus lernen, müssen keine Änderungen an der zugrunde liegenden Infrastruktur vorgenommen werden. RPA‑Bots können beaufsichtigt oder unbeaufsichtigt arbeiten, je nachdem, ob die Unterstützung oder Überwachung menschlicher Betreiber erforderlich ist.

Im Kern automatisiert RPA spezifische Arten menschlicher Aktivitäten sowie groß angelegter Datenbewegungsaktivitäten und kann repetitive, monotone und regelbasierte Aufgaben schnell und präzise erledigen.

Mehr lesen auf : https://www.servicenow.com/de/workflows/creator-workflows/what-is-robotic-process-automation.html

Tobi Externe Expertise, Beratung & Support, Innolab Stakeholder, Lab Chatbot, Lab Design Thinking, Lab Erklärvideos, Lab Gamification, Lab Koordination, Lab Persona, Lab Prototyp Neue Technologien, Lab Social Media, MindSet, Wissenswertes

Abschlussveranstaltung Innolab Hessen KJC

Sehr geehrte Mitglieder der AG KJC sowie der AG Digitalisierung sowie Teilnehmende, Begleiter und Freunde des Innovation-Labs der hessischen KJC: Wir möchten Sie herzlich einladen zur Abschlussveranstaltung des Innolab am 10. Oktober 2022 in Fulda. Die Anmeldung erfolgt über eveeno über folgenden Link:

Anmeldung
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WIMM-Austausch

Austausch der Hochschule Mainz mit dem Innolab Hessen KJC

Am 25. März hat ein Austausch der Hochschule Mainz, konkret der Forschungsgruppe WIMM (http://wimm.hs-mainz.de/),
mit dem Innovation-Lab stattgefunden. Die Hochschule Mainz beschäftigt
sich mit vielen Themen, welche auch in unseren Labs
Inhalte sind, von der wissenschaftlichen Seite. Zukünftig sind hier Synergien und Kooperationen denkbar,
zum einen für die Lab-Teilnehmenden, welche dadurch die Möglichkeit
bekommen könnten, neue „Produkte“ als User kennenzulernen, aber auch für
die Hochschule durch Erfahrungsberichte aus der Praxis beim Erproben
und Einsatz von neuen Technologien in der Verwaltung.

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Open Source

Im Rahmen der Inno-Lab Impulsreihe hat heute das Open Source Diskussionspodium stattgefunden.

 

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Von der Open Source-Tomate über das hinter sich Lassen der bipolaren Perspektive wurden diverse spannende Aspekte rund ums Thema Open Source diskutiert. Nach einer Einführung in die Thematik für die heterogen zusammengesetzte Zuhörerschaft von 47 Teilnehmenden wurden Bereiche beleuchtet wie die Motivation für Bund, Länder und Kommunen Open Source einzusetzen, aber auch die damit einhergehenden Themen wie der Fachkräftemangel in der IT sowie Sicherheit und Compliance und die Herausforderungen. Wie die Open Source-Tomate benötigt auch Open Source Software Hege und Pflege und Bestellung durch die Community und bietet vielseitige Chancen auch in Kombination mit proprietärere Softwaren. Aufgrund des bunt gemischten und ausgesprochen erfahrenden und kompetenten Plenums, bei welchem wir uns an dieser Stelle nochmal bedanken möchten, erneut eine rundum interessante Veranstaltung im Rahmen des Innovation-Labs im Kontext digitale Kompetenzen. 

Tobi Lab Gamification, Wissenswertes

Lab gamification: Die Möglichkeit scheitern zu dürfen

Wie der Titel dieses Beitrags es beschreibt haben wir es trotz zahlreicher toller Ideen nicht geschafft das Thema „Digitale Grundbildung – gamification zum aktuellen Zeitpunkt zu realisieren.

Die Gründe liegen in den Rahmenbedingungen: Die Idee mittels Scrum (eine moderne Form der Aufgabenverteilung) die angedachten Spielthemen zu realisieren konnte nicht in einer nötigen Form des konsequenten Woche-zu Woche Regelbetriebes umgesetzt werden.

Das Drehbuch ist soweit fertig, aber Teilnehmerinnen und Teilnehmer konnten teils aufgrund anderer auferlegter Prioritäten bzw. Aufgaben die Terminkette nicht einhalten. Die Bereitstellung der benötigten Software hat sich ebenfalls schwierig gestaltet, dies aber nicht seitens des Anbieters, sondern mangels ausreichender Power der Arbeitsgeräte innerhalb der Jobcenter. Spieleentwicklung bedarf hoher Rechenleistung – auch wenn die Software, die wir benutzen, in der Anwendung keine Programmierkenntnisse vorraussetzt. Was passiert also im Prozess? Flugtuation = Scheitern. Personell wie auch inhaltlich. Ich würde auch gehen wenn ich sehe dass es stockt. In Summe ziehe ich mir den Schuh des Nichtinstandekommens der benötigten Infra- und Personalressourcen und das Scheitern des Laborthemas selbst an, ich habe die Bedingungen unterschätzt.

Tobi Schneider, Koordinator Innolab

Vielen Dank an das gesamte Labteam!

Tobi Lab Design Thinking, Wissenswertes

Lab Design Thinking: Erster Live Workshop 2022

„Das Ziel des Themenlabores Design Thinking- Vermittlung der modernen agile Methode zwecks Wisssenweitergabe in Multiplikatorenfunktion in den hessischen Kommunalen Jobcentern ist erreicht.

Nach Vermittlung der Grundsteine durch die externe Expertise von New Order Design (Vielen Dank!) übernehmen seit November 2021 Christin Hagemann und Imad Uddin von KJC Pro Arbeit Kreis Offenbach die Schulung der wichtigen Kreativ-Methode, um gezielt Inhalte, Probleme und Möglichkeiten in der Verwaltung, ja im Themenbereich SG2, Grundsicherung, Kunden, Mitarbeitende, Kommunikationswege und Lösungen zu bearbeiten. Vielen Dank!“

Tobi Schneider, Koordinator Innolab Hessen KJC

Hier ein Einblick in die moderne Gestaltung der ersten beiden Workshop Tage 2022:

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Social Media und KJC Hessen

Im Rahmen des Innolab Social Media haben die Teilnehmenden seit Februar 2020 ein Web-Portal konzipiert und als Prototyp entwickelt. Information folgen in 04/2022. Die Vision: Das Web-Portal mit Fokus Video soll zukünftig allen hessischen Kommunalen Jobcentern als digitale Plattform dienen, um Informationen und anderen Inhalte für jugendliche U25-Leistungsbeziehende zur Verfügung zu stellen. Vlogs, Erfolgsgeschichten, sonstige redaktionelle Inhalte stehen dort zentral zur Verfügung. Die einzelnen KJC können wiederum auf diese regelmäßig erscheinenden Inhalte über deren jeweiligen Digital-Kanäle verweisen. Dies können neben der Webseite des einzelnen KJC vorrangig auch dessen Social-Media-Kanäle sein – z.B. bei Instagram, Facebook, Twitter.

Zukünftiger Betrieb
Im Raum steht die Gründung einer Unterarbeitsgruppe (UAG) der KJC-AG Digitalisierung für den dauerhaften Betrieb des Web-Portals. DieUAG übernimmt die Aufgabe einer hessenweiten Redaktion. Sie zeichnet für drei wesentlich Aufgaben verantwortlich:

  1. Redaktionsplanung: In wöchentlichen Webkonferenzen legt die UAG fest, welche Themen kurz-, mittel- und langfristig auf dem KJC-Universum erscheinen sollen. Ferner überwacht sie die Einhaltung definierter redaktioneller Standards sowie presserechtlicher Normen – hier insbesondere hinsichtlich der Einwilligung porträtierter Personen.
  2. Generierung von Inhalten: Mitglieder der Redaktionsgruppe erstellen in Absprache Texte sowie Bewegtbild- und Audio-Beiträge.
  3. Technischer Betrieb: Die UAG administriert das KJC-Universum, d.h. sie lädt neue Inhalte hoch und wartet über das Redaktionssystem die Plattform. Dazu ist eine Schulung der Beteiligten erforderlich.

Die verbliebenen fünf bis sechs Mitglieder des ursprünglichen Innolabs sind prädestiniert, um den Kern der künftigen UAG zu binden. Sie waren in die Entstehung des KJC-Universums eingebunden und sind dem Themenfeld gegenüber generell affin. Auf Dauer ist die Personenzahl allerdings zu gering, um die anfallenden Arbeiten so zu bewältigen, dass dies nicht in Konflikt mit der jeweiligen Kerntätigkeit gerät. Ein Zeitansatz von ca. zwei bis vier Stunden pro Woche sollten die UAG-Mitglieder kalkulieren. In der Startphase der Plattform wird die zeitliche Investition voraussichtlich noch höher ausfallen. Hierfür ist die Rückendeckung der jeweiligen KJC unerlässlich, bei denen die UAG-Mitglieder beschäftigt sind. Für die hessischen Kommunalen Jobcenter ergibt sich mit dem KJC-Universum die Möglichkeit, einerseits an der Marke Optionsland Hessen weiter mitzuwirken, zweitens speziell die Zielgruppe U25 zu adressieren sowie drittens die jeweiligen eigenen Kanäle mit regelmäßigen Inhalten zu versorgen.

Tobi Lab Persona, Wissenswertes

Zielgruppenanalyse ist so wichtig

Innolab Persona: Wichtiger denn je. Wir suchen neue Teilnehmerinnen und Teilnehmer!

Liebe Mitarbeitende der hessischen KJC, wir haben das Lab Persona, wir nennen es auch IT-gestützte Zielgruppenanalyse, in einer Retrospektive des bisherig Erarbeiteten diskutiert und sind zu dem Ergebnis gekommen, dass wir hier intensiver arbeiten müssen. Im Folgenden nochmal eine Definition warum wir uns stärker auf die Kundschaft konzentrieren müssen:

Definition von Persona:

Eine Persona, auch User Persona genannt, ist eine detaillierte hypothetische Beschreibung oder Biographie eines typischen Endnutzers, der das Produkt nutzen wird. Personas sind normalerweise ein schriftliches Dokument inklusive Foto, Name, Beruf, Lifestyle und anderen relevanten Einzelheiten eines passenden Endnutzers.

Nutzung von Persona:

Agile Designer und Entwickler nutzen Personas als Richtlinie für die Entwicklung eines Produkts, das auf die Bedürfnisse eines bestimmten Endnutzer-Typs oder verschiedener Endnutzer-Typen zugeschnitten ist. Auch dem Product Owner kann eine Persona dabei helfen, die Stories und das Gesamtprodukt näher nach Kundenvorstellungen zu entwerfen. […]

Vorteile von Persona für das Projektmanagement:

  • Erhöhtes Bewusstsein für den angestrebten Endnutzer im Team.
  • Steigerung von Wert und Integrität des endgültigen Produkts.
  • Das Produkt wird ein viel fokussierteres, realistischeres und schlankeres Produkt sein, als eines, das für die breite Masse gedacht ist.
  • Die Entwickler bekommen einen Anhaltspunkt bei der Entscheidung, was das Produkt alles beinhalten sollte.

Quelle: https://www.agile-academy.com/de/agiles-lexikon/persona/ abgerufen am 07.03.2022

Tobi Lab Erklärvideos, Wissenswertes

UAG Erklärvideos

Music from Uppbeat (free for Creators!):
https://uppbeat.io/t/infraction/ultraviolet

https://kjc-hessen-erklaervideos.de/

Vom Design Thinking zur Marktreife – Lieferorganisation UAG Erklärvideos KJC Hessen

Ein Bericht von Wali Ayobi, UAG Sprecher

Wir arbeiten fleißig an den Erklärvideos denn unser Ziel ist es, dieses Jahr eine Menge an Erklärvideos zum Thema SGB II zu erstellen und sie zu veröffentlichen. Das Team der Erklärvideos ist seit Anfang des Jahres nun kein LAB mehr, sondern eine sogenannte UAG (Unterarbeitsgemeinschaft). An der Arbeitsweise und Herangehensweise hat sich nicht viel geändert. Nur, dass wir jetzt noch konzentrierter darauf sind, Ideen zu sammeln und aus diesen Videos zu erstellen. Mit unserer Softwarelösung, die wir seit Ende des letzten Jahres haben, können wir im Handumdrehen Videos produzieren. Die ersten Videos zu den Weihnachtsgrüßen, die wir im Dezember veröffentlicht hatten, wurden mit diesem Tool erstellt und wir müssen sagen, dass wir mit der Software und den Ergebnissen sehr zufrieden sind. Uns war es wichtig gewesen im Besitz eines sehr einfachen und unkomplizierten Bearbeitungsprogramms zu sein. Und weil es jetzt so unkompliziert ist, können wir es stets kaum abwarten, schon das nächste Video zu erstellen.  

Wie läuft unsere Arbeit genau ab?  

Die UAG trifft sich online – wöchentlich zwei Mal. Bei den ersten Treffen mussten wir klären, wer welche Aufgaben übernehmen möchte. Denn beim Produzieren eines Videos sind drei Aufgabenbereiche von Bedeutung: “Redaktion, Animation und Vertonung”. Die Redaktion schreibt und überprüft den Text. Die Animateure bebildern den Text. Und die Vertoner verleihen ihre Stimme. Ganz simpel! Und am Ende gibt es noch den “Quality – Check”. Hier wird dann nochmal genauer hingeschaut, ob das Video mit dem Content (Inhalt) so veröffentlicht werden kann. 

Liebe Mitarbeitende der KJC – Wir brauchen Euch! 

 Ohne Themen gibt es keine Videos und ohne Mitarbeiter läuft gar nichts. Deshalb unsere Bitte an euch: Falls ihr Ideen, Themen oder Vorschläge für ein Video haben solltet, dann meldet euch bei uns. Genauso suchen wir weiterhin nach Mitarbeitern*innen, die Lust haben, in der UAG mitzumachen. Medlet Euch ganz einfach über die Kontaktseite bei uns.

Viele Grüße, Wali / Pro Arbeit, Kreis Offenbach