Autor: Tobi

Innolab Stakeholder: SG

Das Steuerungs-
gremium.

Anker am Innolab Speedboot im Hessischen Hafen.

„Neue digitale Formen der Interaktion gemeinsam entwickeln – „Digitale Kompetenz von Beschäftigten und Kunden Kommunaler Jobcenter (KJC) stärken und fördern“ ist der Leitspruch des Innovation-Lab der hessischen Kommunalen Jobcenter.  

Die KJC wollen den Begriff aus dem Umkreis des Konzepts „agiler Organisation“ ernstnehmen. Es geht um konkrete Produkt- und Verfahrensentwicklung und schnelle Ergebnisse unter Einbezug der jeweils passenden Methodik und der Nutzer. Im Gegensatz zum herkömmlichen Projektmanagement heißt es daher auch: Schnelles Ausprobieren von kleinen Lösungen, das Zulassen des Scheiterns und die ständige Weiterentwicklung von ersten Prototypen eines Produktes mit dessen Nutzern – und das alles für die Arbeitslosen. 

Zu diesem Zweck haben die hessischen KJC ein hessenweites Innovation-Lab der KJC errichtet, welches im Sinne einer Ideenwerkstatt den erforderlichen Experimentierraum bietet, um künftige digitale Services der KJC bedarfsgerecht mit Kunden und Beschäftigten gemeinsam im Vorfeld zu entwickeln und auf Praxistauglichkeit – vor Einführung – zu erproben.  

Im Innovation-Lab der KJC sollen Themen, welche einen Nutzen für die Kunden der KJC entfalten, geprüft, entwickelt und umgesetzt werden, welche dann in allen hessischen KJC genutzt werden können.  

Die Partizipation der Beschäftigten der KJC und die bedarfsbezogene Hinzuziehung deren Kunden bei der Entwicklung von digitalen Lösungen sind für die Erfolgsfähigkeit des Digitalisierungslabors für die KJC von entscheidender Bedeutung.“  

Mit diesen Leitsätzen wurde am 20. Januar 2020 mit einem Kick Off das Innovation- Lab der hessischen Kommunalen Jobcenter begonnen. Das Innovation-Lab der KJC wird aus Mitteln des Hessischen Ministerium für Soziales und Integration gefördert und von der Koordinierungsstelle Digitale Soziale Arbeitswelt, Rena Wißmeier sowie den Geschäftsstellen des Hessischen Städtetages und Hessischen Landkreistages begleitet. 

Tobias Schneider, der Lab-Koordinator, zieht nach eineinhalb Jahre eine positive Bilanz: „Trotz der Corona-Pandemie ist es gelungen, weiter an den verschiedenen Lab-Themen zu arbeiten und erste Ergebnisse zu erzielen.“ 

Auch das Steuerungsgremium ist überzeugt von den bisherigen Ergebnissen, die sich nicht alleine an den erstellten „Produkten“ festmachen, sondern vorallem auch an den Erkenntnissen bzgl. den Möglichkeiten der digitalen Transformation sowie der Nutzung neuer Technologien und dem Einsatz der agilen Methodik. 

www.kjc-hessen.de – Workaround im Live Modus

Den gemeinsamen Internetauftritt der Kommunalen Jobcenter in Hessen neu gestalten – so die Verabredung vom Hessischen Landkreistag, dem Hessischen Städtetag und dem Innolab Hessen KJC. Ein Workaround des Contents sowie neues UX und auch UI Design. Ziel: Selbstpflege ohne externe Abhängigkeit bzw. IT Support.

Wir möchten wissen was bei der Neugestaltung beibehalten werden muss, was weg kann und was fehlt. ALso: Design Thinking mit den Jobcenter Leitungen. Und was wir erarbeiten, transferieren wir vom alten Webauftritt, der online im Hintergrund beständig läuft – nach vorne ins responsive Layout.

Erklärvideos selber machen? Ja, das geht!

von Vanessa Hoch, Kommunales Jobcenter Main-Taunus-Kreis

Wie alles begann…

Gestartet sind wir mit einer großen Kick-Off Veranstaltung Anfang 2020. In unserem ersten eigenen Treffen als Gruppe starteten wir mit 17 Teilnehmern. Der Zielauftrag war von Anfang an klar, wir wollen tolle und einfache Erklärvideos produzieren. Ziemlich schnell waren wir uns alle einig, dass wir keine Videos von Agenturen erstellen lassen wollen, sondern von den Mitarbeitern direkt an die Kunden kommunizieren. Im ersten Termin haben wir also mal auf die Schnelle ein Storyboard gezaubert und überlegt wie wir das Ganze selbst nun als Erklärvideo erstellen können. Nach vielen Ideen waren wir uns einig, wir machen ein Video wo Hände etwas rein- und rausschieben, das kann man selbst zeichnen, einer filmt und ein anderer spricht den Text… Zugegeben das war vielleicht etwas ganz einfach gedacht, aber mit unserer begabten Comiczeichnerin waren schnell Ideen geboren. Wie oft, kam es dann nun doch im Verlauf etwas anders.

© Francesca Palma 2020

Wie es weiterging…

Was soll ich sagen…. Ich fasse mich kurz und schildere euch den groben Ablauf. Corona kam und nahm uns die Möglichkeit auf weitere persönliche Treffen, viele bekamen andere Aufgaben und konnten gar nicht mehr mitarbeiten und auch die Technik hat die Zusammenarbeit oft erschwert. Seit Oktober 2020 sind wir also, mit Tobi als Projektkoordinator, noch 6 Leute die aktiv mitarbeiten. Mit Hilfe des Autorenkombinates in Mainz haben wir es geschafft, dass 4 Leute von uns eine Schulung im Umgang mit Adobe After Effects erhalten haben. Fabian hat sich dazu entschieden sich um die Texte zu kümmern und alle anderen animieren.

Wie ist es jetzt…

Seit den ersten Schulungen Ende 2020 haben wir es geschafft jetzt alles von Redaktion, über Animation bis zur Vertonung selbst zu machen. Wir wollen zwei Erklärvideos pro Monat machen und konnten auch schon Themen auf „Bestellung“ liefern. Mit dem Ziel geht es erstmal weiter, es heißt jetzt machen, machen, machen 😉


Wir suchen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter!

Du arbeitest in einem der 16 Kommunalen Jobcenter in Hessen und hast Interesse an Videoanimation, Redaktion oder Vertonung?

Werde Teil unseres Teams!


Wer wir sind…

Redaktion: Fabian und Vanessa

Animation: Patrick, Patrick, Vanessa und Daniela

Vertonung: So viele tolle Menschen, die dem Projekt ihre Stimme schenken.

Was bleibt noch zu sagen…

Schaut euch die Videos doch mal an, gebt uns Feedback und wenn ihr Bock habt Euch einzubringen – dann macht das!

LG, Vanessa


Öffentliche Umfrage: Erklärvideos zum Thema Alg II und Jobcenter

Wir wollen unser Angebot stetig verbessern. Daher würden wir uns über Ihre Meinung freuen!

take it serious

#gamification Stimmen aus dem Lab

„In der Innovationswerkstatt Gamification beschäftigen wir uns mit der Spielifizierung von Digitaler Grundbildung im Bereich des SGB II durch Serious Games. Anfang 2020 haben wir uns im LAB mit der Definition von digitaler Grundbildung und den Strukturen der Design Thinking Methode beschäftigt und haben überlegt, wie man es umsetzen kann.

Denn die sich, durch Corona, noch schneller ändernde Lebens- und Arbeitswelt fordert Grund-Kompetenzen, die von der klassischen Grundbildung (Lesen, Schreiben, Rechnen) nicht abgedeckt wird. Hier benötigen wir lebensnahe technologiebasierte Problemlösekomptenzen.

Im ersten Live-Treffen während der Coronapandemie im August 2020 haben wir Kompetenzbereiche identifiziert, die A) die essentiell sind und B) für die wir mit den Methoden des Spieldesigns Minigames mit Aufkläungscharakter gestalten möchten.

Diese Mini-SeriousGames sollen dann, da wo Prozesse und Anwendungen normalerweise eher langweilig und eintönig bzw. überfordernd sind/wirken, durch ihren motivierenden Spiele-Charakter dazu beitragen, dass neue Kompetenzen erworben und positive Verhaltensweisen geübt werden.

Sinn und Zweck: Die Adressatinnen und Adressaten sollen Spaß am lebenslangen Lernen entwickeln!

Diese 5 Kompetenzbereiche digitaler Grundbildung orientieren sich an der Digicomp der EU:

  1. Umgang mit Informationen und Daten (Information und Data Literacy)
  • Kommunikation und Kollaboration in einer digitalisierten Welt (Communication and Collaboration)
  • Erzeugen digitaler Inhalte (Digital Content Creation)
  • Sicherheit (Safety)
  • Problemlösung unter zur Hilfenahme von digitalen Tools (Problem Solving)

Die Adressatinnen und Adressaten sind grundsätzlich Kundinnen und Kunden sowie Mitarbeitende der KJC; Dies ist nicht abschließend da wir noch auf Personas (Zielgruppen) aus einem anderen Labor warten. Unsere Mission sehen wir darin: Das unsere Kundinnen und Kunden sowie Mitarbeitende durch und mit den Mini-SeriousGames an der Digitalisierung partizipieren können. Damit das Gelingen kann, sollen Mitarbeitende in den Jobcentern kontinuierlich und bedarfsorientiert selber SeriousGames erstellen können. Auch über 2020 hinaus. #DieBetroffenenalsExperten

Denn aus unserer Sicht ist die digitale Wissenswelt so dynamisch, dass wir in der Lage sein müssen, diesen agilen Wissenstransfer durch Gamification bedarfsorientiert und zeitnah anpassen zu können.

Unsere Vision dazu ist, dass Kundinnen und Kunden (bspw. in speziellen Maßnahmemodulen) und Mitarbeitende im Arbeitsalltag Bedarfe aufdecken und nach dem Motto: #Teilnehmende-zu-Trainern-machen ihre Erfahrungen teilen und die LAB-Mitarbeitenden dann entsprechende Szenarien über den Editor des Programms erstellen können um das so neu entstandene Spiel in das Bestandssystem einzupflegen.

Dadurch haben wir (als KJC-Gemeinschaft) einen wachsenden Pool an Minigames, den wir für den Wissenstransfer nutzen können.

Im nächsten Schritt werden wir in wöchentlichen Treffen (Weeklys) aktiv erste Storys mit z.B. versteckten Spielfeatures und Belohnungssystemen kreativ erarbeiten und auch die verschiedenen Erfahrunsgebenen berücksichtigen.

Das Schöne an Mini-Serious-Games ist, dass man den Erfahrungshorizont der Adressatinnen und Adressaten punkt genau ansteuern kann. Von niedrigschwelligen Minigames

  • mit Inhalten wie: wie suche ich was im Internet & was ist Netiquette

bis hin zu Minigames mit komplexem Fachwissen wie

  • How to HomeOffice [Daten-Sicherheit, Gesundheit, Versicherungsschutz etc.], oder wie erkenne ich Schadsoftware im Büroalltag

 ist alles vorstellbar. Und was vorstellbar ist, lässt sich umsetzen.

Die Gestaltungssoftware ist nun eingekauft, wir werden ab Mai geschult und können nun am spielerischen Wissenstransfermanagement arbeiten.“

Manuel Campbell, Persönlicher Ansprechpartner, KJC Lahn-Dill

Erklärvideos

Vertonung in anderen Sprachen

Im Lab Erklärvideos haben wir einen Zuwachs von 12 neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekommen, die sich bereit erklärt haben den Videoclips Ihre Stimme zu leihen – und zwar nicht nur in Deutsch, sondern auch in anderen Sprachen. Wir werden in 2021 den Bestand der Erklärvideos für Kunden kontinuierliche nachvertonen. Hier ein Beispiel, die Eingliederungsvereinbarung, neu vertont:

EGV – arabisch

Innolab – Agilität statt Wasserfall

Was ist agile Produktentwicklung?

„Stellen Sie sich vor, sie wollen mit einem Segelschiff einen fremden Hafen ansteuern. Würden Sie dann vor der Reise den Wind messen, den Kurs berechnen, das Ruder festbinden und schließlich nach einer festgelegten Zeit kontrollieren, ob Sie auch wirklich am Ziel angekommen sind? Sicher nicht! Denn was passiert, wenn sich der Wind gedreht hat? Was wenn die Karte ungenau war oder wenn Sie feststellen, dass Sie doch lieber in einem anderen Hafen anlegen möchten?“ (Lesen Sie weiter auf https://www.it-agile.de/wissen/einstieg-und-ueberblick/was-ist-agile-produktentwicklung/)

Das beschreibt ganz gut, was wir wollen: In der Digitalen Innovationswerkstatt der 16 Kommunalen Jobcenter in Hessen versuchen wir Agilität in die Verwaltung einfließen zu lassen. Produktentwicklung durch die Mitarbeiter und Kunden, für mehr Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterentlastung. Da kommen schon mal Ideen beim Frühstück auf. Eine Beschreibung der Arbeit im Innolab mittels animierter gifs:

„We want U 2 be agile“

Digitale Transformation ist kein Sprint, sondern ein Marathon!

Als Kundenbetreuerin bei tfSemanticServices GmbH habe ich die spannende Aufgabe zusammen mit den Teilnehmern des Innovation Lab einen Prototypen zur Plausibilisierung des ALG II Online-Antrages zu realisieren. Die Teilnehmer erstellen in gemeinsamen Workshops eine Software-Plattform, mit der die eingegebenen Daten aus dem PDF-Antrag mittels einer Künstlichen Intelligenz eingelesen und in eine Datenbank gespeichert werden. Anschließend erfolgen automatisierte Prüfprozesse hinsichtlich der Berechtigung für ALG II. Im Anschluss werden die geprüften und freigegebenen Daten mit einer RPA (Robotics Automation Process) in die Fachsoftware der jeweiligen kommunalen Jobcenter übertragen. Der spannendste Schritt ist mit Sicherheit die RPA – ein Software-Roboter, der automatisiert die Arbeitsschritte eines Mitarbeiters übernimmt, während der Mitarbeiter selbst sich um seine anderen Aufgaben kümmern kann. Dies führt zur Entlastung der Mitarbeiter bei Routineaufgaben und zu mehr Geschwindigkeit. Noch befinden wir uns in der Entwicklungsphase, aber erlangen zunehmend auch mehr Erkenntnisse, wo die bisher erreichten Kenntnisse in andere Prozesse eingesetzt werden können. Digitale Transformation ist eben kein Sprint, sondern ein Marathon! Und kann dabei sogar Spaß machen. 😉 | Heidi, tfSemanticServices GmbH

1200 Klicks | Corona Chatbot

Als Kundenmanagerin bei tfSemanticServices betreue ich die Arbeitsgruppe zur Erstellung und Überarbeitung des Digitalen Assistenten des KJC Innolab.  

Die Zusammenarbeit empfinde ich als sehr angenehm: die Teilnehmer sind durchweg motiviert, an einem so spannenden Thema wie Digitale Transformation zu arbeiten. Das macht wirklich Spaß und inzwischen sind wir eine gute Gemeinschaft geworden.  

Der Bot wird inzwischen bis zu 1200 Mal abgerufen und wird so langsam auch für andere Verwaltungen sichtbar. Das motiviert natürlich zum Weitermachen.

Heidi, tfSemanticServices GmbH 
Das Video wurde von den Azubis von tfSemanticServices GmbH erstellt.

Studie 2020

„ÖFFENTLICHE VERWALTUNG IM DORNRÖSCHEN-SCHLAF“

Deutschland 2020: Der öffentliche Sektor und der lange Weg zur Digitalisierung kobaltblau.de

Kaum eine „Branche“ hat so viele „Kunden“-Kontakte wie kommunale Einrichtungen, Landesverwaltungen oder Institutionen des Bundes – als digitale Vorreiter sind sie bisher nicht unbedingt aufgefallen. Woran das liegt, zeigt unsere Studie „Digitale Kluft – wie digital ist der öffentliche Sektor?“, durchgeführt bei rund 140 Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen sowie Eigenbetrieben. Ein kurzer Vorgeschmack: Mehr als 90 Prozent der relevanten Führungskräfte und Mitarbeiter im öffentlichen Dienst geben zu: Ihre Institution hat aktuell keine final abgestimmte Digitalstrategie.

Gut 80 Prozent arbeiten zurzeit an einer solchen. Für drei Viertel der Befragten ist Digitalisierung Chefsache. Jedoch haben mehr als zwei Drittel der Organisationen keine solche Rolle auf Führungsebene etabliert – obwohl 75 Prozent dies als wichtig ansehen. Nahezu alle Befragten (99 Prozent) bestätigen, dass junge Mitarbeiter Katalysatoren der digitalen Entwicklung der öffentlichen Verwaltung sind; allerdings stammen lediglich 25 Prozent der über das Vorschlagswesen eingebrachten Ideen von jungen Mitarbeitern aus der Altersgruppe bis 34 Jahre. Gleichzeitig sagen 80 Prozent, dass sie auf dem Arbeitsmarkt nur schwer junge Mitarbeiter gewinnen können und 54 Prozent sehen die Altersstruktur als negativen Faktor. (abgerufen am 26.03.2021 auf https://www.kobaltblau.de/de/journal/luenendonk-studie-2021).

kobaltblau_Public-Studie_2020.pdf ©2021/Kobaltblau/Peter Will